Tutorials

Leer Elv8 van A tot Z — rooster, boekingen, klanten, facturen en je boekingssite. Stap voor stap, met echte schermbeelden.

Een korte rondleiding door je studio-dashboard — plan lessen, ken je klanten, volg je omzet.

Aan de slag

4 tutorials

Aan de slag: je eerste stappen in Elv8

Een rustig overzicht van wat je als eerste doet na het aanmaken van je werkruimte — de Installatiegids volgen, je dashboard leren lezen en je site live zetten — met links naar elke verdiepende tutorial.

Lees →

De Installatiegids stap voor stap

De tien stappen van de Installatiegids op je Home-pagina — van logo en locatie tot juridische documenten, Mollie en je site delen — met uitleg waarom de volgorde klopt en wat elke stap echt controleert.

Lees →

Je dashboardoverzicht lezen: agenda, nieuwe gezichten en meldingen

Wat je Home-pagina toont — proefbanner, statistiekenbalk, meldingen, je agenda van de komende zeven dagen en nieuwe gezichten — en waarom de pagina bij elk bezoek ververst in plaats van live mee te lopen.

Lees →

Je statistiekenbalk personaliseren

Zet de KPI-tegels vast die jij belangrijk vindt op je Home-pagina. Leer de vier standaardtegels kennen, ontdek welke metrics beschikbaar zijn en hoe tijdspannes als vandaag, week of maand werken.

Lees →

Rooster & agenda

8 tutorials

Een groepsles inplannen

Plan een groepsles in je Agenda — dienst, locatie, ruimte, instructeur en tijd — zodat klanten een plek kunnen boeken. Met capaciteit per ruimte, concept vs. gepubliceerd, en terugkerende lessen via Rooster.

Lees →

Werken met de Agenda en een losse activiteit toevoegen

Vind je weg in de Agenda met dag-, week- en maandweergave, filters en bezetting, plan snel een eenmalige sessie via Activiteit toevoegen, en zet ad-hoc tijd vast met een blokkering.

Lees →

Je weekrooster opbouwen

Zet je terugkerende lessen één keer klaar in een weekrooster-sjabloon — dag, tijd, dienst, locatie, ruimte en instructeur — zodat je ze niet week na week hoeft toe te voegen.

Lees →

Tweewekelijkse en wisselende weken

Laat je rooster om de twee weken (of in een langere cyclus) wisselen, en bepaal per week welk sjabloon geldt — handig voor A/B-weken of een zomerrooster.

Lees →

Je rooster publiceren en lessen genereren

Zet je weekrooster om in echte boekbare lessen: publiceer enkele weken vooruit, kies wat er met bestaande sessies gebeurt, en laat het rooster zichzelf automatisch aanvullen.

Lees →

Een terugkerende reeks en bulk inplannen

Plan vanuit de Agenda een terugkerende reeks (dagelijks, wekelijks of tweewekelijks tot een einddatum), vul een tijdsbereik in bulk met fill-range, en annuleer een hele reeks in één keer.

Lees →

Vrije dagen en sluitingen

Blokkeer vakanties, ziektedagen en onderhoud met eenmalige vrije tijd, of sluit automatisch elke week terugkerend — zodat er op die momenten niets geboekt kan worden.

Lees →

Een coaching-sessie voor één klant

Bied 1-op-1 begeleiding die klanten niet zelf kunnen boeken: maak een dienst alleen-voor-beheerder en plan coaching-sessies in namens een specifieke klant.

Lees →

Boekingen & wachtlijst

11 tutorials

Een klant handmatig inboeken en deelnemers informeren

Boek als beheerder een klant rechtstreeks in een sessie, beheer de deelnemerslijst, en stuur bij een wijziging een bericht naar de deelnemers — met of zonder credits terug te storten.

Lees →

De boekingswizard van A tot Z

Loop met je klant mee door de zes stappen van de boekingswizard — dienst, medewerker, tijd, gegevens, betaling en bevestiging — inclusief privé boeken, terugkerende boekingen en de afspraak in hun agenda zetten.

Lees →

Aanwezigheid registreren en als beheerder annuleren

Markeer wie aanwezig was of niet kwam opdagen, en annuleer als beheerder een boeking of sessie — met reden, de juiste credits-terugstorting en automatische wachtlijst-promotie.

Lees →

Gast-boeken zonder account

Laat klanten boeken zonder eerst een account te maken — wanneer dat kan, welke gegevens ze invullen, en welke grenzen er gelden voor een gastboeking.

Lees →

Een wachtlijst beheren

Als een les vol zit, zetten klanten zich op de wachtlijst. Bekijk per sessie wie er wacht, promoveer iemand naar een vrijgekomen plaats, en laat annuleringen de wachtlijst vanzelf invullen.

Lees →

Een groep boeken over meerdere zalen

Laat een grote groep in één keer boeken: Elv8 verdeelt de deelnemers automatisch over de zalen die op dat moment vrij zijn, of reserveert privé de volledige ruimte.

Lees →

Mijn boekingen, annuleren en opnieuw boeken

Wat de klant ziet onder Mijn boekingen: komende, afgelopen en geannuleerde afspraken, het annuleringsbeleid met de late-annulering-waarschuwing, en in één klik opnieuw boeken.

Lees →

Een boeking annuleren vanuit het klantprofiel

Annuleer een sessie rechtstreeks op het tabblad Boekingen. Leer wanneer de annuleerknop verschijnt en hoe credits volgens het annuleringsbeleid worden teruggestort.

Lees →

Bedrijfsregels: boekings- en annuleringsvenster instellen

Bepaal hoe vroeg en hoe ver vooruit klanten mogen boeken, en hoe annuleren werkt — via de tab Boekingen onder Bedrijfsregels.

Lees →

Boekingsherinneringen instellen

Bepaal hoeveel tijd voor een sessie je klanten automatisch een herinnering per e-mail krijgen — met handige presets of een eigen waarde.

Lees →

Wachtlijstregels & credit-vervaltermijn

Stel de maximale wachtlijstgrootte in en bepaal of en wanneer gekochte credits vervallen, inclusief de vervalherinnering en FIFO-verbruik.

Lees →

Faciliteiten & team

14 tutorials

Je eerste locatie en ruimtes aanmaken

Maak je eerste locatie aan op het tabblad Locaties en voeg meteen ruimtes met hun capaciteit toe. Ruimtes worden automatisch als middel beschikbaar, zodat je diensten ze kunnen gebruiken.

Lees →

Eigenaar, Admin en Medewerker: wie kan wat?

Begrijp de drie systeemrollen en hun standaardrechten. De Eigenaar heeft altijd volledige toegang, een Admin bijna alles behalve facturatie, en een Medewerker krijgt rechten via een maatwerkrol. Plus: waarom de laatste eigenaar beschermd is.

Lees →

Ruimtes beheren: capaciteit instellen en aanpassen

Voeg ruimtes toe binnen een locatie, pas hun capaciteit aan en verwijder er een. Leer waarom een capaciteit verlagen soms geblokkeerd wordt en wat het verschil is tussen verwijderen met of zonder historiek.

Lees →

Rollen en rechten: een maatwerkrol bouwen

Maak op het tabblad Rollen een maatwerkrol met rechten-toggles voor Agenda, Klanten, Team, Aanbod, Verkoop, Marketing, Website, Facturatie en GDPR. Begrijp waarom Team beheren iemand tot Admin maakt.

Lees →

Een teamlid of instructeur toevoegen

Voeg een teamlid toe op het tabblad Teamleden met naam, e-mail, titel en rol — Eigenaar, Admin, Medewerker of een maatwerkrol. Ze krijgen automatisch een e-mail om hun account aan te maken.

Lees →

Een teamlid bewerken, een rol wijzigen of een lid verwijderen

Pas de naam of titel van een teamlid aan, wissel van rol, of verwijder iemand uit je team. Leer waarom een verwijderd lid onmiddellijk alle toegang verliest en waarom je jezelf of de laatste eigenaar niet kunt verwijderen.

Lees →

Instructeurs toevoegen en koppelen aan locaties en diensten

Voeg instructeurs toe op het tabblad Instructeurs, kies op welke locaties en voor welke diensten ze inzetbaar zijn, en koppel ze optioneel aan een teamlid-account voor agendasynchronisatie.

Lees →

Rollen veilig opruimen

Een rol bewerken werkt door naar alle leden met die rol, een rol met gekoppelde leden kun je niet verwijderen, en gelijktijdige bewerkingen geven een conflictmelding. Leer hoe je je rollen netjes en veilig beheert.

Lees →

Materialen en middelen beheren (reformers, karts, fietsen)

Voeg materialen toe zoals reformers, karts of fietsen op het tabblad Instructeurs, koppel ze aan een locatie en stel in hoeveel je er hebt. Leer het verschil tussen een materiaal en een instructeur.

Lees →

Je eerste dienst aanmaken met de 5-stappenwizard

Maak een boekbare dienst aan via de wizard met vijf stappen: Basis, Locaties, Capaciteit, Prijs en Instructeurs. Kies een bedrijfspreset zoals Groepsles, Privéafspraak of Verborgen coaching.

Lees →

Groepsles vs. privéafspraak: het juiste type kiezen

Begrijp het verschil tussen gedeelde en exclusieve capaciteit, waarom een publieke 1-op-1-dienst minstens één instructeur nodig heeft, en hoe je max deelnemers of groepsgrootte instelt.

Lees →

Een dienst bewerken: duur, buffer, wachtlijst, kleur en categorie

Open de bewerk-dialoog van een dienst om duur, plekken, buffer na afloop, wachtlijst, categorie, tags en kleur aan te passen. Leer ook hoe je diensten herschikt in de lijst.

Lees →

Diensten uitbreiden: add-ons, pakketten en terugkerende sluitingen

Voeg add-ons toe aan een dienst (extra minuten of credits), bundel diensten in pakketten van minstens twee, en plan wekelijkse sluitingsblokken per locatie of middel.

Lees →

Verborgen coaching: diensten die alleen jij inplant

Maak diensten die niet zichtbaar zijn voor klanten en die alleen de beheerder kan inplannen. Ideaal voor 1-op-1 coaching die je zelf inboekt in plaats van klanten zelf te laten boeken.

Lees →

Klanten & credits

12 tutorials

Je klanten beheren

Klanten verschijnen vanzelf in Klantenbeheer zodra ze boeken of zich registreren. Zo vind je iemand terug, open je het profiel en zie je boekingen, credits, aankopen en privacy op één plek.

Lees →

Klanten vinden en filteren

Zoek op naam of e-mail en verfijn je klantenlijst met de filters Status, Credits, Aankopen en Type — zodat je snel de juiste persoon of groep terugvindt.

Lees →

Het klantprofiel begrijpen

Een rondleiding door het klantprofiel: de vier statistiekkaarten en de zeven tabbladen Overzicht, Boekingen, Credits, Aankopen, Groep, Notities en Privacy — zodat je weet waar je wat vindt.

Lees →

Profielgegevens bijwerken

Pas de naam, telefoon, geboortedatum en taal van een klant aan via 'Profiel bewerken' op het tabblad Overzicht — met een audittrail die elke wijziging vastlegt.

Lees →

Klantnotities bijhouden (medisch, blessures, doelen)

Leg medische aandachtspunten, blessures en doelen vast op het tabblad Notities — met het belangrijke voorbehoud dat de klant deze notities óók kan zien.

Lees →

Een klant (de)activeren

Deactiveer een klant die je niet langer actief wil, en heractiveer wanneer nodig. Leer wat de status Passief betekent en hoe je hem terugzet op Actief.

Lees →

Credits handmatig aanpassen met audit

Voeg credits toe of trek ze af bij een klant met een verplichte reden. Met de grens van plus of min 10.000, de regels eromheen, en hoe je elke beweging terugziet in het grootboek.

Lees →

De creditgeschiedenis lezen

Begrijp het credit-grootboek van een klant: wat purchase, booking, refund, adjustment en expiry betekenen, hoe het saldo per regel meeloopt en wat 'Vervalt' aangeeft.

Lees →

Creditbeleid: vervaltermijn & FIFO

Stel onder Bedrijfsregels in hoe lang credits geldig blijven. Met de e-mailwaarschuwing vooraf, FIFO-verbruik (oudste credits eerst) en het feit dat handmatig toegekende credits niet vervallen.

Lees →

Een zakelijke (B2B) klant instellen

Markeer een klant als zakelijk en vul BTW-nummer, bedrijfsnaam, KBO/BCE en facturatieadres in, zodat e-facturen automatisch met de juiste bedrijfsgegevens vertrekken.

Lees →

GDPR: gegevens en verzoeken beheren

Vraag per klant een data-export of gegevensverwijdering aan op het tabblad Privacy, en verwerk die verzoeken op de tenant-brede GDPR-pagina. Met de rol van juridische bewaarplicht en de aparte opschoontool voor testklanten.

Lees →

Toestemmingsgeschiedenis lezen

Lees het consent-logboek op het tabblad Privacy: welke toestemming, via welk kanaal, welke beleidsversie en of die is aanvaard of ingetrokken. En begrijp waarom je dit als beheerder niet zelf kunt wijzigen.

Lees →

Verkoop & facturen

11 tutorials

Je verkoopoverzicht lezen

Open Verkoop & omzet en lees je KPI's, documenten en betaalstatussen. Filter op periode met Vandaag, 7d, 30d of 90d en begrijp wat Betaald, In behandeling, Mislukt en Terugbetaald betekenen.

Lees →

Documenten en omzet exporteren

Exporteer je verkoop als CSV. Leer het verschil tussen de analytics-export en de documenten-export, en gebruik het speciale Belgische boekhouder-formaat met puntkomma's en een BTW 21%-samenvatting.

Lees →

Creditpakketten aanmaken en beheren

Maak de creditpakketten die klanten kunnen kopen: aantal credits, bonuscredits, prijs, BTW-tarief en een deal-label. Met eenmalige aankoop, actief/inactief en de juiste volgorde.

Lees →

Acties & kortingen maken

Maak kortingscodes en campagnes: percentage korting, vast bedrag of gratis credits. Met geldigheidsvenster, gebruikslimieten, minimale bestelling, scope en alleen-eerste-aankoop, plus de statussen.

Lees →

Betaalmethoden instellen

Kies welke betaalmethoden klanten mogen gebruiken — Credits, Directe betaling, Betalen ter plaatse, Factuur en E-factuur (Peppol) — stel je standaardmethode in en overschrijf ze per dienst.

Lees →

Mollie koppelen: testmodus vs live

Koppel je eigen Mollie-account met een API-sleutel. Leer het verschil tussen een test_-sleutel en een live_-sleutel, waarom online betalen een live-sleutel nodig heeft, en hoe je merchant-naam tot stand komt.

Lees →

Facturatiegegevens invullen

Vul je juridische bedrijfsgegevens in — naam, BTW-nummer, ondernemingsnummer en adres — zodat ze correct op elke factuur en e-factuur verschijnen. Met het verschil tussen Compleet en Aanvullen nodig.

Lees →

Hoe facturen automatisch ontstaan

Bij elke betaalde order maakt Elv8 vanzelf een factuur: een uniek factuurnummer, een PDF met Belgische gestructureerde mededeling, en een automatische e-mail naar de klant. Zo werkt die keten.

Lees →

E-facturatie via Peppol activeren

Schakel Peppol in om wettelijk conforme B2B-e-facturen via het Belgische Peppol-netwerk te versturen. Met het opzoeken van een ontvanger, automatische verzending en de Peppolstatussen.

Lees →

B2B-factuuraanvragen afhandelen

Wanneer een zakelijke klant credits koopt, ontstaat geen Mollie-betaling maar een factuuraanvraag. Leer de Factuuraanvragen-tab in Verkoop, de amberkleurige badge, en hoe je als eigenaar markeert als betaald of annuleert.

Lees →

Terugbetalingen: de 14-dagen-regel

Wanneer mag je credits terugbetalen? Alleen ongebruikte credits binnen 14 dagen na aankoop. Leer de voorwaarden, wat er met de credits en de Mollie-refund gebeurt, en de veelvoorkomende weigeringen.

Lees →

Je boekingssite

15 tutorials

Je nieuwe website opzetten met de wizard

Maak in een paar begeleide stappen je boekingssite aan — van basisgegevens en logo tot thema, voorbeeld en live zetten.

Lees →

Je boekingssite bouwen met de Web Builder

Bouw je site visueel in de Web Builder: modules aan- of uitzetten, secties op het canvas verslepen en inline bewerken, een preset of template kiezen en publiceren.

Lees →

Je huisstijl instellen: preset, kleuren en lettertype

Kies een stijlpreset, stel je drie hoofdkleuren en lettertype in, en zie meteen het resultaat op je boekingssite. Opslaan betekent direct live.

Lees →

Logo, favicon en app-icoon uploaden

Upload je logo, favicon en webclip in Huisstijl. Je logo bepaalt mee je kleurenpalet, en alles staat meteen live op je boekingssite.

Lees →

Wat kan ik wél en niet aanpassen aan mijn uiterlijk?

Een eerlijk overzicht van wat je huisstijl wel en niet toelaat — geen eigen CSS of fonts, vaste hoeken — en waar je voor lay-out moet zijn.

Lees →

Een eigen pagina toevoegen aan je site

Maak een eigen pagina aan, vul ze met secties, stel de SEO-velden in en plaats ze in je menu — zodat bezoekers ze vinden op /p/jouw-pagina.

Lees →

Je sitemenu beheren

Voeg navigatie-items toe, herschik ze en bepaal per rol wie ze ziet — zodat bezoekers, klanten en je team het juiste menu krijgen.

Lees →

Site bezoeken & live/offline zetten

Open je eigen boekingssite met één klik en schakel ze tussen live en offline via de site-instellingen.

Lees →

Je algemene voorwaarden en privacybeleid publiceren

Maak je vier juridische documenten op, werk ze af als concept en publiceer ze — zodat klanten ze op je boekingssite kunnen lezen.

Lees →

Google Agenda of Outlook koppelen

Koppel je Google- of Outlook-agenda via OAuth. Lees eerlijk wat de koppeling vandaag wél doet en wat (nog) niet — boekingen syncen nog niet automatisch terug.

Lees →

Je boekingen in je eigen agenda zien met de iCal-feed

De werkende manier om je sessies in Google, Apple of Outlook te zien: een persoonlijke iCal-feed waarop je je agenda-app abonneert.

Lees →

E-mail-identiteit: afzendernaam en reply-to instellen

Stel in onder welke naam je e-mails vertrekken en waar antwoorden van klanten naartoe gaan — en lees waarom je afzenderadres vastligt.

Lees →

E-mailsjablonen aanpassen met merge-tags

Overschrijf de tekst van je automatische e-mails, gebruik merge-tags als {{customerFirstName}}, bekijk een voorbeeld en zet een sjabloon zo nodig terug naar standaard.

Lees →

Je accountprofiel en beveiliging beheren

Beheer je persoonlijke gegevens en websitestandaarden, wijzig je aanmeld-e-mailadres met verificatie en stuur jezelf een wachtwoord-resetlink.

Lees →

Wachtwoord resetten

Wat te doen als je je inloggegevens vergeten bent — voor jezelf of voor een klant.

Lees →

Marketing & rapportage

7 tutorials

De gedeelde inbox: gesprekken met je klanten

Berichten is je in-app gedeelde inbox voor klantgesprekken — privéberichten, groepsgesprekken en uitzendingen. Leer het verschil tussen tweerichting en eenrichting, afbeeldingen en vastpinnen, en dat klanten zelf een gesprek met je kunnen starten.

Lees →

Berichten automatisch laten versturen vanuit je inbox

Het automatiseringscentrum in Berichten stuurt automatisch een in-app bericht bij gebeurtenissen zoals een eerste boeking of een laag creditsaldo. Leer de bezorgmodi Lichte melding en Direct privébericht, en hoe dit zich verhoudt tot de Marketing-tab.

Lees →