Een wachtlijst beheren
Als een les vol zit, zetten klanten zich op de wachtlijst. Bekijk per sessie wie er wacht, promoveer iemand naar een vrijgekomen plaats, en laat annuleringen de wachtlijst vanzelf invullen.
Wanneer een sessie vol zit, kunnen klanten zich op de wachtlijst zetten. In Wachtlijstbeheer zie je per sessie wie er wacht, en promoveer je iemand zodra er een plaats vrijkomt. Annuleert een klant zelf, dan kan de wachtlijst zich bovendien automatisch invullen.
Wat je leert
- Waar je het Wachtlijstbeheer vindt en wat de tellers betekenen
- De wachtlijst van één sessie openen met Wachtlijst bekijken
- Iemand handmatig naar een plek tillen met Volgende promoveren
- Hoe een annulering de volgende wachtende automatisch promoveert
- Waar je de Maximale wachtlijstgrootte instelt
Voor je begint
Hoe de wachtlijst werkt
Zodra een sessie vol zit, ziet de klant op je boekingssite Aanmelden voor wachtlijst in plaats van Boek. Zo gaat geen vraag verloren.
Wachtenden staan op volgorde van inschrijving. Wie eerst kwam, staat op #1 en is als eerste aan de beurt bij een vrije plaats.
Komt er een plek vrij? Til de volgende in de rij naar een echte boeking met Volgende promoveren.
Annuleert een klant zelf, dan promoveert het platform de volgende wachtende vanzelf — als je beleid dat toelaat.
- 1Open Wachtlijstbeheer
Klik in de zijbalk onder Werkruimte op Wachtlijst. Je komt op Wachtlijstbeheer — "Monitor en beheer wachtlijsten voor alle sessies." Bovenaan staan drie tellers: Actieve sessies, Totaal wachtend en Vandaag gepromoveerd.
Site bezoekenSync Studio
Wachtlijstbeheer
Actieve sessies
3
Totaal wachtend
14
Vandaag gepromoveerd
2
- 2Kies een sessie met wachtenden
Onder Sessies met actieve wachtlijsten staat een tabel met Sessie, Locatie, Starttijd, Capaciteit en Wachtend. Klik bij de juiste sessie op Wachtlijst bekijken.
Sync Studio
Wachtlijstbeheer
SessieLocatieStarttijdCapaciteitWachtendPbHoofdstudio19:0012/12 geboekt5 wachtendPilates basisdi 19:00YfHoofdstudio18:3020/20 geboekt9 wachtendYoga flowwo 18:30 - 3Bekijk wie er wacht
De inschrijvingen-sheet opent ("Wachtlijst voor: …", "5 personen wachtend", "Sessiecapaciteit: 20"). Je ziet de wachtenden op volgorde met Positie, Naam, E-mail, Credits, Ingeschreven, Gemeld en Status.
Sync Studio
Wachtlijst voor: Yoga flow — wo 18:30
#NaamCreditsIngeschrevenStatus - 4Promoveer naar een vrije plaats
Komt er een plaats vrij? Klik op Volgende promoveren om #1 een plek te geven, of op Promoveer bij een specifieke persoon. De gepromoveerde wordt een bevestigde boeking en krijgt automatisch een promotie-e-mail in de eigen taal. Met Verwijderen haal je iemand van de lijst; met Profiel openen spring je naar het klantprofiel.
Sync Studio
Wachtlijst voor: Yoga flow — wo 18:30
#NaamStatusActies
Annuleringen vullen de wachtlijst vanzelf
Je hoeft niet bij elke afzegging te promoveren. Wanneer een klant zélf annuleert en je boekingsbeleid het toelaat, promoveert Elv8 de volgende wachtende automatisch tot een boeking en stuurt die een bevestigingsmail. Jij krijgt als eigenaar een melding "Boeking geannuleerd" met vermelding of de wachtlijst is gepromoveerd.