Verwijderverzoeken afhandelen

De AVG verplicht je om een verzoek tot inzage of verwijdering van persoonsgegevens binnen 30 dagen te beantwoorden. Elv8 beheert die verzoeken via het DSAR-systeem (Data Subject Access Request). Deze pagina legt uit hoe je ze afhandelt.

Voor meer over wat er technisch bij een verwijdering bewaard blijft, zie Hoe Elv8 met je data omgaat.

Twee soorten verzoeken

• Inzageverzoek (ACCESS_EXPORT) — de klant wil een kopie van zijn gegevens. Elv8 genereert automatisch een ZIP-bestand met alle data.
• Wis-verzoek (ERASURE) — de klant wil zijn persoonsgegevens verwijderd hebben. Jij keurt goed of wijst af; Elv8 voert de anonimisering uit.

Verzoeken bekijken

Verzoeken zijn waarschijnlijk te vinden onder Instellingen → Privacy → Dataverzoeken of een vergelijkbare sectie in het beheerderspaneel. Daar zie je een overzicht met status (PENDING, IN_PROGRESS, COMPLETED, REJECTED), het type verzoek, de naam en het e-mailadres van de klant, en de deadline.

Stap 1 — Verzoek toewijzen

Wijs het verzoek toe aan jezelf of een medewerker. De status verandert van PENDING naar IN_PROGRESS. Elv8 legt dit vast in het compliance-auditspoor.

Stap 2 — Deadline bewaken

De wettelijke termijn is 30 dagen na de aanvraagdatum. Die datum zie je als Vervaldatum bij het verzoek.

Als de afhandeling meer tijd vraagt, kan je de deadline eenmalig verlengen met maximaal 30 dagen (AVG art. 12 lid 3). Na die verlenging is een tweede verlenging niet mogelijk.

Stap 3a — Inzageverzoek: ZIP beschikbaar stellen

Bij een inzageverzoek genereert Elv8 automatisch een ZIP-bestand. Dat bestand bevat:

• profielgegevens (naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, taal)
• reserveringen en wachtlijstposities
• bestellingen, facturen en credithistorie
• berichten en supporttickets
• toestemmingsgeschiedenis (UserConsentEvent-log)
• eerdere dataverzoeken

Het ZIP-bestand is ongeveer 30 dagen beschikbaar via een beveiligde downloadlink. Na die periode vervalt de link. Als het bestand niet correct is gegenereerd, kan je het opnieuw aanvragen.

Stap 3b — Wis-verzoek: goedkeuren of afwijzen

Bij een wis-verzoek beslis jij:

• Goedkeuren — Elv8 anonimiseert de klant: naam, e-mail, telefoonnummer en geboortedatum worden vervangen, berichten worden soft-deleted, notities in boekingen worden gewist. Financiële records (facturen, betalingen) blijven bewaard zonder persoonsgegevens, zoals wettelijk vereist.
• Afwijzen — je geeft een verplichte reden op. Elv8 legt de afwijzing vast in het compliance-auditspoor.

Na afhandeling

Elk afgehandeld verzoek krijgt de status COMPLETED of REJECTED. De actie, het tijdstip en de betrokken medewerker worden vastgelegd in het append-only compliance-auditspoor — die gegevens kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd.

Wil je je eigen account verwijderen als lesgever? Zie Je account verwijderen.