Transactionele e-mails

Transactionele e-mails zijn e-mails die Elv8 automatisch verstuurt als reactie op een handeling of een gebeurtenis in het systeem. Je hoeft er niets voor te doen — ze gaan vanzelf uit.

Overzicht van transactionele e-mails

Sjabloon	Wanneer verstuurd
Welkomstmail (welcome)	Direct nadat een klant een nieuw account heeft aangemaakt.
E-mailbevestiging (signup_confirmation)	Bij aanmelding: de klant bevestigt hiermee zijn e-mailadres.
Boekingsbevestiging (booking_confirmation)	Direct na elke bevestigde boeking.
Boeking geannuleerd (booking_cancelled)	Wanneer een boeking wordt geannuleerd (door klant of medewerker).
Sessie geannuleerd (event_cancelled)	Wanneer een sessie of evenement wordt geannuleerd door de operator.
Boekingsherinnering (booking_reminder)	Herinnering aan de klant vóór een aankomende sessie of boeking.
Sessie verplaatst (booking_rescheduled)	Wanneer een sessie wordt verplaatst naar een ander tijdstip.
Tenantfactuur (tenant_invoice)	Wanneer een factuur wordt gegenereerd voor een klantbestelling.

Naast de bovenstaande klantgerichte e-mails zijn er ook interne e-mails voor teamleden (uitnodiging, setup) en platformbeheer (abonnementsreçu), maar die vallen buiten het dagelijks gebruik.

Branding

Alle transactionele e-mails worden verstuurd in de huisstijl van jouw studio: je logo, primaire kleur en voettekst. Elv8 gebruikt daarvoor de instellingen uit Instellingen → Huisstijl.

Hoe de verzending werkt

Alle transactionele e-mails gaan via een outbox-systeem. Elke e-mail wordt eerst als PENDING opgeslagen in de outbox, waarna een achtergrondworker de e-mail aflevert via Resend (in productie). Als een e-mail mislukt, probeert de worker het maximaal 3 keer opnieuw.

Dit systeem garandeert dat e-mails niet verloren gaan bij een tijdelijke storing. E-mails in de outbox worden ook nooit dubbel verstuurd: elk bericht heeft een unieke idempotentiesleutel.

Sjablonen aanpassen

De tekst, het onderwerp en de opmaak van elke transactionele e-mail kun je aanpassen via E-mailsjablonen. Je kunt terugvallen op de standaardtekst met de resetfunctie.

Wachtlijst-notificatie

Wanneer een plek vrijkomt op een wachtlijst, verstuurt Elv8 een e-mailbericht (waitlist_spot_available) aan de volgende persoon op de lijst. Zie ook Wachtlijsten voor meer context over hoe wachtlijsten werken.

GDPR en privacy

Transactionele e-mails worden verstuurd op basis van de uitvoering van een overeenkomst (boeking, betaling, accountaanmaak) en vereisen geen expliciete marketingtoestemming. Ze vallen buiten de opt-out voor marketingmails. Zie Cliëntgegevens en GDPR voor meer achtergrond.