Begrijpen: facturatie en btw

Elke aankoop in Elv8 leidt tot een factuur. Dat klinkt eenvoudig, maar achter die factuur zitten een paar keuzes die je helpen begrijpen waarom btw zo werkt, hoe factuurnummers worden samengesteld, en wanneer Peppol relevant is. Deze pagina legt de concepten uit — voor de praktische handelingen, zie Btw, facturen en Peppol.

Btw van 21%: vastzittend op het moment van aankoop

Het Belgische standaard-btw-tarief is 21%. Elv8 past dit tarief toe als standaard op elk creditpakket (DEFAULT_VAT_RATE_PERCENT = 21 in packages/api/lib/constants.ts). Het tarief is per pakket instelbaar — je kunt afwijken naar 0%, 6% of 12% als je situatie dat vereist — maar het wordt vastgelegd op het moment van aankoop.

Dat is een bewuste keuze. Als jij achteraf het btw-tarief van een pakket wijzigt, hebben bestaande facturen al het oude tarief. Dat is fiscaal correct: een factuur is een document dat de werkelijkheid op het moment van de transactie vastlegt, geen levend document dat meebeweegt met instellingen.

Dit betekent concreet: het btw-bedrag op een factuur is altijd het tarief dat gold op het moment dat de klant betaalde. Je kunt dat niet achteraf aanpassen via het platform.

Hoe factuurnummers werken

Elke tenant (studio of coachingpraktijk) heeft een eigen, doorlopende factuurnummerreeks. Die teller loopt nooit terug en reset niet bij een jaarwissel. Het formaat is:

{JAAR}-{TENANT_NAMESPACE}-{VOLGNUMMER}

Bijvoorbeeld: 2026-01Z141Z3R-00001. De tenant-namespace is een vaste, korte representatie van de tenant-ID in base36. Het volgnummer is ook in base36 en wordt per factuur met één verhoogd.

De toewijzing is atomisch: in één databasetransactie wordt de teller opgehoogd en het nummer op het order gezet. Zo kunnen nooit twee orders hetzelfde factuurnummer krijgen, zelfs bij gelijktijdige betalingen.

Dit ontwerp heeft twee gevolgen die je als ondernemer moet weten:

• Factuurnummers zijn per tenant uniek, niet globaal. Twee verschillende studio's op Elv8 kunnen hetzelfde nummer hebben; dat is fiscaal geen probleem zolang je eigen reeks doorlopend en uniek is.
• Er zitten nooit gaten in de reeks door systeemstoringen of mislukte betalingen: een factuurnummer wordt pas toegewezen nadat de betaling succesvol is afgerond.

B2C versus B2B: hetzelfde nummer, andere inhoud

Voor facturen aan particulieren (B2C) bevat de factuur de naam en het e-mailadres van de klant, het product, de creditkost, het btw-bedrag en het totaal. De factuur gaat via de outbox als e-mail naar de klant.

Voor facturen aan ondernemingen (B2B) is de inhoud gelijksoortig, maar komen er gegevens bij: de bedrijfsnaam, het btw-nummer en eventueel het KBO-nummer van de koper. Die gegevens worden vastgelegd als momentopname op het order — ook zij zijn onveranderlijk na uitgifte.

Peppol: voor B2B tussen systemen

Peppol is het Europese netwerk voor elektronische factuuruitwisseling tussen ondernemingen. Een Peppol-factuur is geen pdf in een e-mail, maar een gestructureerd UBL-document dat van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem gaat. In België wordt dit de wettelijke standaard voor B2B.

Elv8 heeft Peppol ingebouwd, maar de module draait standaard in sandbox-modus. Peppol is dus conceptueel aanwezig, maar nog niet operationeel voor productiegebruik. Meer over de huidige stand en wat er wel en niet werkt, lees je op B2B-facturatie en Peppol.

Voor facturen aan particulieren is Peppol niet relevant — die verandering raakt alleen B2B-transacties.

Wat Elv8 doet en wat je boekhouder doet

Elv8 zorgt voor:

• Correct berekende btw op elke factuur, op basis van het tarief dat bij de aankoop was ingesteld.
• Doorlopende, unieke factuurnummers per tenant.
• Een factuur-e-mail naar de klant na elke voltooide aankoop.
• Export van factuurgegevens voor je boekhouder.

Elv8 doet niet:

• Btw-aangifte indienen.
• Advies geven over welk tarief op jouw situatie van toepassing is.
• Facturen corrigeren na uitgifte (creditnota's zijn een aparte stroom die buiten het huidige scope valt).

Zie ook

• Btw, facturen en Peppol — de Belgische context en wat Peppol voor jou betekent
• B2B-facturatie en Peppol — hoe B2B-factuurverzoeken werken en de huidige Peppol-status