Een sessie is vol. Een klant annuleert. Iemand op de wachtlijst mag nu mee. Wat er daarna gebeurt, hangt af van hoe je dat georganiseerd hebt. In veel studio's is dat een handmatige actie: berichten sturen, credits controleren, bevestigen. Elv8 doet dit automatisch.
Hoe de wachtlijst werkt
Wanneer je een sessie maakt die een maximumaantal deelnemers heeft, en die sessie vol raakt, kunnen klanten zich inschrijven op de wachtlijst. Ze nemen een positie in — wie het eerst inschrijft, staat het hoogst. Credits worden op dat moment nog niet afgeschreven; die stap volgt pas als ze daadwerkelijk een plek krijgen.
Annuleert een ingeschreven klant, dan detecteert het systeem de vrijgekomen plek en bevordert automatisch de eerste persoon op de wachtlijst die voldoende credits heeft. Die klant krijgt een bericht — de normale boekingsbevestiging, inclusief alle sessiegegevens. De credits worden afgeschreven en de boeking staat vast.
De promotielogica wordt afgehandeld via een databasetransactie met een exclusief slot, zodat twee personen nooit tegelijk voor dezelfde vrijgekomen plek worden bevorderd.
Wat je als studiobeheerder ziet
In je sessie-overzicht zie je per sessie wie er geboekt heeft en wie er op de wachtlijst staat. Wachtlijstposities zijn genummerd — positie 1 is de volgende in de rij. Als iemand zich uitschrijft, verschuiven de posities automatisch mee.
Je kunt ook handmatig de volgende persoon bevorderen als dat nodig is — via het beheervenster van een sessie. Dat is de uitzondering, niet de regel.
Wat de klant meemaakt
Een klant die op de wachtlijst staat, ontvangt geen aparte herinnering zolang er geen plek vrijkomt. Zodra ze bevorderd worden, ontvangen ze dezelfde bevestiging als iemand die normaal boekt: sessiedatum, tijdstip, en de naam van de instructeur als die aan de sessie gekoppeld is.
Een wachtlijst is pas nuttig als ze zichzelf beheert. Anders is het gewoon een tweede takenlijst.
De klant hoeft zelf niets te doen bij bevordering — de boeking is bevestigd, de credits zijn afgeschreven. Als ze toch niet meer kunnen, kunnen ze die boeking annuleren onder de normale annuleringsregels van jouw studio.
Instelling en beschikbaarheid
De wachtlijstmodule is beschikbaar vanaf het Professional-abonnement. Je schakelt hem in via de studio-instellingen. Daar stel je ook in hoeveel personen er maximaal op de wachtlijst mogen staan per sessie.
De automatische bevordering staat standaard aan zodra de module is ingeschakeld. Je kunt ook een bufferperiode instellen — een tijdvenster voor de sessie waarbinnen automatische bevordering niet meer plaatsvindt, als je wil voorkomen dat mensen te kort op de sessie een bericht krijgen.
Meer over hoe boekingen en sessies in het algemeen werken, lees je in Lesrooster en boekingen. Meer over de berichten die klanten ontvangen bij promoties, staat in Automatische berichten. Voor de fitness- en pilatesvertical ga je naar fitness-elv8.be.