Als je niet alleen werkt, wil je dat andere mensen gecontroleerd toegang hebben tot het systeem — zonder dat ze bij alles kunnen. Een vervanger die sessies kan aanpassen maar geen facturen ziet. Een beheerder die klanten kan toevoegen maar geen abonnementsinstellingen wijzigt. Hieronder lees je hoe Elv8 dat aanpakt.
Teamleden uitnodigen
Je voegt een medewerker toe via Team → Uitnodigen. Je vult hun e-mailadres in, kiest een rol en verstuurt de uitnodiging. De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een activatielink. Na activatie hebben ze een eigen login en zijn ze meteen verbonden aan jouw studio.
Het maximum aantal teamleden hangt af van je abonnement. Op het Starter-abonnement heb je één gebruikersslot — dat bent jijzelf als eigenaar. Op Professional zijn er maximaal vijf teamleden in totaal. Op Enterprise is er geen beperking.
Je kunt uitstaande uitnodigingen bekijken en intrekken via hetzelfde teamoverzicht. Een medewerker die je later wil verwijderen, doe je dat ook via dat scherm — hun toegang wordt meteen ingetrokken.
Rollen en rechten
Elke medewerker heeft een rol. Elv8 heeft een paar standaardrollen, maar je kunt ook eigen rollen aanmaken met een specifieke combinatie van rechten. Zo heb je volledige controle over wie wat mag doen.
Rechten zijn ingedeeld per domein: sessies beheren, klanten inzien, betalingen zien, marketingberichten versturen, teaminstellingen wijzigen. Je schakelt per domein de rechten in of uit voor een rol. Die rol wijs je vervolgens toe aan één of meerdere teamleden.
Als je later een rol aanpast, veranderen de rechten onmiddellijk voor iedereen die die rol heeft.
Instructeurs koppelen aan het rooster
Naast toegang tot het systeem kun je een teamlid ook als STAFF-resource instellen. Dat betekent dat je hem of haar kunt koppelen aan specifieke sessies. Als een instructeur aan een sessie is gekoppeld, ziet de klant zijn of haar naam in de boekingsbevestiging en op de sessiepagina — via het samenvoegveld {{InstructeurNaam}} in automatische berichten.
Een instructeur is meer dan een naam op het rooster — als STAFF-resource is hij of zij een toewijsbare eenheid waar het systeem conflicten op detecteert.
Hetzelfde systeem dat dubbele ruimteboekingen voorkomt, geldt ook voor STAFF-resources: als een instructeur al ingepland staat op een tijdstip, kan hij of zij niet tegelijk op een tweede sessie worden gezet. Je hoeft dat niet zelf bij te houden.
Wat instructeurs zien
Instructeurs die ingelogd zijn, zien het dashboard met de rechten die hun rol geeft. Als je wil dat ze alleen hun eigen sessies zien, zet je de rechten beperkt in. Als ze ook klantprofielen en creditbalansen mogen inzien, geef je die rechten expliciet.
Er is geen aparte "instructeursweergave" — het is hetzelfde dashboard, gefilterd door de rechten van de rol.
Meer over hoe sessies en ruimtes worden gepland lees je in Meerdere locaties, ruimtes en resources. Voor de volledige setup van je rooster ga je naar Lesrooster en boekingen of direct naar fitness-elv8.be.