Je hebt een studio, een lesrooster en klanten die willen boeken. Wat je niet wil, is dat het beheer van die planning meer tijd kost dan de planning zelf. Hieronder lees je hoe Elv8 dat aanpakt — van het aanmaken van activiteiten tot de dagelijkse agenda.
Activiteiten: de basis van je rooster
Voordat je lessen kunt inplannen, maak je activiteiten aan. Een activiteit is het sjabloon: je geeft het een naam (bijv. "Reformer Pilates"), een duur (bijv. 50 minuten), een maximumaantal deelnemers en het aantal credits dat een klant betaalt om deel te nemen.
Uit het diensten-overzicht van een voorbeeldstudio haal je meteen een beeld:
- Mat Pilates — 50 min, max 12 deelnemers
- Reformer Pilates — 50 min, max 8 deelnemers
- Private Session — 60 min, max 1 deelnemer
- Yoga Flow — 60 min, max 15 deelnemers
- Power Pilates — 45 min, max 10 deelnemers
Elke activiteit heeft zijn eigen capaciteitslimiet. Dat maakt het verschil tussen een groepsles en een privéafspraak concreet — niet alleen voor jou, maar ook voor de klant die boekt.
Van activiteit naar roosterpatroon
Een activiteit aanmaken is stap één. Stap twee is het inplannen ervan als terugkerende les. Je stelt een patroon in — elke maandag om 10u, elke woensdag om 18u30 — en Elv8 genereert de individuele sessies op basis van dat patroon.
Dat scheelt werk. Je hoeft niet elke week opnieuw dezelfde les aan te maken. Wijzig je het patroon — een ander tijdstip, een extra dag — dan pas je het patroon aan en worden de toekomstige sessies bijgewerkt.
Eenmalige lessen — een speciale workshop, een vervangende datum — maak je apart aan naast je terugkerende rooster.
De agenda: wat je dagelijks ziet
De wekelijkse agenda toont alle geplande sessies. Per sessie zie je de naam van de activiteit, het tijdstip en de bezetting. Een sessie die vol is, krijgt een "FULL"-markering — dat is wat klanten ook zien wanneer ze proberen te boeken.
Vanuit de agenda klik je door naar de details van een sessie: wie heeft er geboekt, wie staat op de wachtlijst, en welke klant heeft er geannuleerd.
Een volle agenda is geen probleem — een agenda zonder zicht op de bezetting wel.
Boekingen en wachtlijsten
Klanten boeken via hun eigen portal. Ze kiezen een sessie, betalen met credits en krijgen een bevestiging. Jij ziet de boeking meteen in je agenda.
Als een sessie vol is, kunnen klanten zich inschrijven op de wachtlijst. Annuleert een ingeschreven klant, dan wordt de eerste persoon op de wachtlijst automatisch bevorderd. Die klant krijgt een bericht, de credits worden afgeschreven en de boeking is bevestigd — zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Meer over hoe klanten berichten ontvangen bij boekingen en wachtlijstpromoties lees je in de documentatie over automatische berichten.
Wat dit in de praktijk betekent
Je stelt je rooster eenmalig in. De terugkerende lessen draaien vanzelf. Klanten boeken, credits stromen, en jij ziet in één weekoverzicht hoe je week eruitziet — zonder losse berichtjes, zonder handmatig bijhouden.
Voor studio's die groepslessen en privésessies combineren, werkt dit vanuit dezelfde interface. Er is geen apart systeem nodig per type les.
Meer over hoe je klanten en hun creditbalans beheert, lees je in Klanten en credits overzichtelijk. Wil je direct aan de slag? Ga naar fitness-elv8.be voor de fitness- en pilatesvertical.