Een studio met twee vestigingen. Een reformerstudio met drie ruimtes en een apart dansatelier. Een leraar die op maandag in Gent werkt en op donderdag in Brussel. Dat zijn situaties die een eenvoudig roosterschema niet aankan zonder dat er fouten insluipen. Hieronder lees je hoe Elv8 locaties, ruimtes en resources structureert.
Locaties: de buitenste laag
Een locatie in Elv8 is een vestiging. Je geeft het een naam, een adres en een beschrijving. Als je op meer dan één plek werkt — een tweede studio, een externe ruimte die je huurt — maak je een tweede locatie aan.
Het aantal locaties dat je kunt aanmaken, hangt af van je abonnement. Op het Starter-abonnement werk je met één locatie. Op Professional zijn dat er drie. Op Enterprise is er geen beperking.
Sessies koppel je aan een locatie. Klanten kunnen in hun portal zien welke locatie een sessie heeft, als je dat zichtbaar maakt in de configuratie van je site.
Ruimtes en ROOM-resources
Binnen een locatie maak je ruimtes aan. Een ruimte is een concrete afbakening van de fysieke ruimte: de reformerstudio, de grote leszaal, het dansatelier. In technische zin wordt elke ruimte aangemaakt als een ROOM-resource — de bouwsteen die het systeem gebruikt voor conflictdetectie.
Als je een sessie inplant in een ruimte, legt het systeem een claim op die resource voor het tijdslot van de sessie. Probeert iemand een andere sessie in te plannen op hetzelfde tijdstip in dezelfde ruimte, dan detecteert Elv8 dat als een overlap en weigert de planning.
Instructeurs als STAFF-resources
Naast ruimtes bestaat er het resourcetype STAFF. Dat type gebruik je voor instructeurs en andere medewerkers die je aan sessies koppelt. Ook een STAFF-resource is exclusief: als een instructeur al ingepland is op een bepaald tijdstip, kan hij of zij niet op een tweede sessie tegelijk worden gezet.
STAFF-resources zijn ook de link tussen een medewerkersaccount en de roosterplanning. Meer over het beheren van instructeurs als teamleden lees je in Instructeurs en je team beheren.
Wat je in de praktijk instelt
Voor een eenvoudige studio met één ruimte en één instructeur hoef je resources niet actief te beheren — dat is optioneel. De waarde zit in complexere situaties:
- Meerdere ruimtes die je niet dubbel wil boeken.
- Meerdere instructeurs van wie je wil weten wie wanneer beschikbaar is.
- Meerdere vestigingen met aparte roosters maar één overzicht.
Een ruimteconflict dat je pas ziet als een klant arriveert, kost meer tijd dan het aanmaken van een resource-schema.
Je stelt ruimtes en resources in via Faciliteiten → Ruimtes in het dashboard. Resources koppel je bij het aanmaken of bewerken van een sessie of terugkerende les.
Meer over hoe het weekoverzicht en het roosterbeheer werken lees je in Lesrooster en boekingen. Voor de fitness- en pilatesvertical ga je naar fitness-elv8.be.