Een klantenlijst bijhouden is één ding. Weten hoeveel credits iemand nog heeft, welke pakketten ze hebben gekocht en of hun saldo klopt — dat is waar het in de praktijk wrijft. Elv8 houdt dat bij in één overzicht.
De klantenlijst: wat je ziet
In de klantenlijst zie je per klant de naam, de status (actief of niet) en het huidige creditsaldo. Dat is het startpunt voor de meeste dagelijkse vragen: heeft iemand nog credits, is een klant actief, wie moet ik eraan herinneren dat hun saldo laag is?
Vanuit de lijst klik je door naar het profiel van een individuele klant. Daar vind je de volledige mutatie-geschiedenis: welke pakketten zijn aangekocht, wanneer, en hoeveel credits zijn er afgeschreven per geboekte sessie.
Creditpakketten: hoe klanten credits kopen
Klanten kopen credits via pakketten die jij aanmaakt. Je stelt per pakket in:
- het aantal credits
- de prijs (opgeslagen in centen, zodat afrondingsfouten niet optreden)
- eventuele bonuscredits (bijv. "koop 40, ontvang 5 gratis")
- het BTW-tarief dat van toepassing is op jouw dienst
Klanten zien de pakketten in hun portal en kunnen direct betalen via Bancontact of kaart, verwerkt door Mollie. Na betaling worden de credits onmiddellijk toegevoegd aan hun saldo.
Je kunt meerdere pakketten tegelijk actief hebben: een instappakket, een groter pakket voor vaste klanten, en een deal-pakket met een tijdelijke aanbieding.
Hoe credits bewegen: het grootboek
Elke creditmutatie wordt vastgelegd:
- Aankoop — credits bijgeschreven na een geslaagde betaling
- Boeking — credits afgeschreven op het moment van bevestiging
- Annulering — credits teruggeschreven als de annulering binnen het ingestelde venster valt
- Terugbetaling — credits teruggeschreven bij een terugbetaling door de beheerder
Credits zijn geen saldo dat je bijhoudt op een post-it. Elke beweging is gedocumenteerd.
Dat grootboek is niet alleen nuttig voor klanten die vragen stellen over hun saldo — het is ook je eigen administratie. Als iemand beweert dat een credit onterecht is afgeschreven, heb je de volledige historiek.
Klanten importeren en exporteren
Heb je al een klantenlijst in een ander systeem? Je importeert via CSV. Onder Klanten → Importeren upload je een bestand met minimaal naam en e-mailadres. Optionele kolommen: telefoonnummer, geboortedatum, adres. Voor import bevestig je, zie je een preview met eventuele fouten — dubbele e-mails worden gemarkeerd.
Export werkt altijd en op elk moment. Onder Instellingen → Exporteren download je een ZIP met alle klantdata, sessies en betalingen. Geen toestemming nodig, geen wachttijd.
Meer over import en export vind je in de documentatie over gegevens importeren en exporteren.
Klantprofiel en GDPR
Per klant kun je alle opgeslagen gegevens exporteren — dat is het recht op gegevensoverdracht onder de GDPR. Via Klanten → [klant] → Data-export download je de gegevens van één klant in een leesbaar formaat. Die export wordt gelogd.
Wil je meer weten over hoe Elv8 klantcommunicatie afhandelt — bevestigingen, herinneringen, berichten bij lage credits — lees dan Automatische berichten. Voor de volledige studio-setup ga je naar fitness-elv8.be.