Als je een pilatesstudio runt in België en op zoek bent naar boekingssoftware, is de keuze niet klein — maar ook niet eenvoudig. De meeste tools die je tegenkomt via Google zijn gemaakt voor de Amerikaanse of Britse markt. Ze ondersteunen Visa en Mastercard, soms PayPal, maar Bancontact is een randgeval. Hun facturen volgen andere regelgeving. De interface is in het Engels, en aanpassen kost moeite die je tijd niet heeft.
Hieronder leggen we uit waar je op let — en hoe Elv8 daarin past.
Wat een Belgische studio anders maakt
Een Belgische pilatesstudio combineert typisch privésessies (max 1 deelnemer) met groepslessen (5 tot 15 deelnemers). Ze heeft klanten die maanden of jaren terugkomen en werkt met creditpakketten of abonnementen in plaats van losse betalingen per les.
Wat dat betekent voor software:
- Capaciteitsbeheer: een groepsles heeft een maximum dat klanten te zien krijgen. Als het vol is, moeten ze kunnen wachten op een plek.
- Creditpakketten: klanten kopen een pakket (bijv. 10 lessen) en boeken daarmee. Dat saldo moet zichtbaar zijn en correct worden bijgehouden.
- Bancontact: de standaard betaalmethode in België. Niet optioneel, niet een niche-toevoeging.
- BTW-facturen: als de studio BTW-plichtig is, moeten facturen het BTW-nummer bevatten, het correcte tarief en een oplopend nummer. Het van toepassing zijnde tarief hangt af van je dienst en statuut — dat verschilt per situatie.
- Nederlandstalige communicatie: bevestigingen, herinneringen en berichten naar klanten in het Nederlands.
Gangbare categorieën software
Er zijn ruwweg drie types tools die studio's overwegen:
Boekingswidgets en -plug-ins — ze tonen beschikbaarheid en sturen een afsprakverzoek. Ze verwerken geen betalingen en houden geen klanthistoriek bij. Bruikbaar als je klein begint en betalingen ter plaatse int, maar ze schalen niet mee.
Internationale platforms (Mindbody, Glofox, Vagaro) — volledig uitgewerkte systemen, maar gebouwd voor grotere ketens of de Angelsaksische markt. Bancontact is er een optionele integratie of ontbreekt. Prijzen zijn in dollar of pond. De interface is in het Engels. Belgische BTW-facturen vereisen aanpassing of handmatig werk. Voor een kleine zelfstandige studio zijn ze vaak te zwaar en te duur.
Regionale of sectorspecifieke tools — gebouwd voor de Belgische of Nederlandse markt. Ze kennen Bancontact, btw, en communiceren in het Nederlands. Elv8 valt in deze categorie.
De vraag is niet welke software de meeste functies heeft. Het is welke software past bij hoe jouw studio werkt.
Waar Elv8 op gemaakt is
Elv8 is gebouwd voor zelfstandige lesgevers en kleine studio's in België en Nederland. De kernonderdelen:
- Bancontact en kaartbetalingen via Mollie, standaard ingesteld voor de Belgische markt.
- BTW-conforme facturen met oplopende nummering en 7 jaar bewaarplicht, zoals wettelijk verplicht in België.
- Creditpakketten die klanten online kopen — jij stelt de pakketten in, klanten betalen en boeken ermee.
- Groepslessen en privésessies in hetzelfde rooster, met capaciteitsbeheer per activiteit.
- Automatische berichten in het Nederlands: bevestigingen, herinneringen, wachtlijstpromoties.
- Klantenlijst met creditbalans — je ziet per klant hoeveel credits er nog zijn, zonder dat je dat zelf hoeft bij te houden.
Elv8 heeft een Starter- en een Professional-abonnement. De marketingfuncties (e-mailcampagnes, uitgebreide automatisaties) zijn beschikbaar op Professional. De kernfuncties — boekingen, credits, betalingen, berichten — zitten in beide.
Hoe je de keuze maakt
Stel jezelf deze vragen:
- Verwerk je betalingen online of ter plaatse? Als online, heb je een betalingsprovider nodig die Bancontact ondersteunt.
- Werk je met creditpakketten of losse betalingen? Creditpakketten vereisen een systeem dat saldo bijhoudt.
- Heb je groepslessen, privésessies of beide? Je hebt capaciteitsbeheer nodig als je lessen een maximum deelnemers hebben.
- Stuur je bevestigingen en herinneringen? Als dat handmatig gaat, kost het te veel tijd bij schaal.
- Heb je BTW-conforme facturen nodig? Als je BTW-plichtig bent, is dit geen optie.
Als je op minstens drie van deze vragen "ja" antwoordt, heb je een volwaardig boekingssysteem nodig — geen widget.
Meer over hoe Elv8 de agenda en boekingen beheert lees je in Lesrooster en boekingen. Wil je de pilates- en fitnessvertical bekijken, ga dan naar fitness-elv8.be.