Als je als lesgever of studio ook bedrijven als klanten hebt — een bedrijf dat bedrijfsabonnementen koopt, een HR-verantwoordelijke die zijn medewerkers inschrijft — kom je vroeg of laat het begrip Peppol tegen. Hieronder staat wat het is, wat het in de praktijk betekent, en hoe Elv8 ermee omgaat.
Wat Peppol is
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten tussen bedrijven. Het meest gebruikte document is de e-factuur. Bedrijven en overheden die op het Peppol-netwerk zijn aangesloten, kunnen facturen rechtstreeks ontvangen in hun boekhoudsoftware — zonder dat iemand een PDF-bijlage hoeft te openen of handmatig in te voeren.
In België is Peppol-facturatie verplicht voor opdrachten aan federale overheidsdiensten. Voor handel tussen private ondernemingen geldt die verplichting niet, maar steeds meer bedrijven verwachten of vereisen het als onderdeel van hun aankoopproces.
Het technische formaat is UBL 2.1 (Peppol BIS 3.0), conform de Belgische CIUS-BE-norm — de Belgische aanpassing van de Europese EN 16931-standaard. Elv8 bouwt het XML-bestand op en verstuurt het via het Peppol-netwerk. Jij hoeft het formaat niet te kennen.
Hoe Elv8 Peppol-facturen verstuurt
Wanneer een B2B-klant een creditpakket koopt en de betaling via Mollie wordt afgerond, controleert Elv8 automatisch of aan alle voorwaarden is voldaan voor een Peppol-verzending:
- De functie is ingeschakeld voor jouw studio.
- Je facturatiegegevens zijn volledig (BTW-nummer, adres, stad, postcode).
- De klant is van het type B2B en heeft een geldig Belgisch BTW-nummer.
- Er is nog geen Peppol-document verstuurd voor die factuur.
- Elv8 kijkt via het netwerk of de klant bereikbaar is.
Als aan al deze voorwaarden is voldaan, wordt de factuur automatisch verstuurd. De status — verzonden, afgeleverd, fout — wordt bijgehouden per factuur en is zichtbaar in het verkoopoverzicht. Een verzendingsfout verhindert de betalingsverwerking nooit; de credits worden altijd bijgeschreven ongeacht de Peppol-uitkomst.
Peppol lost een probleem op dat de meeste studio's nog niet hebben — maar als je B2B-klanten aantrekt, ben je blij dat het al werkt.
Wat je moet instellen
Om Peppol te activeren ga je naar Instellingen → Facturatie → Peppol. Daar vul je je BTW-nummer in, eventueel je KBO-nummer, en je volledige facturatieadres. Eens dat gedaan is, zet je de schakelaar aan.
Voor klanten die facturen via Peppol willen ontvangen, moeten zij ook hun BTW-nummer in hun profiel hebben staan. Elv8 laat je controleren of een klant bereikbaar is op het Peppol-netwerk voor je de functie inschakelt.
Voor wie dit relevant is
Als je alleen particulieren als klanten hebt, is Peppol niet van toepassing. Het systeem is specifiek bedoeld voor bedrijf-naar-bedrijf-facturatie. Een personal trainer die losse sessies verkoopt aan consumenten heeft hier niets aan. Een studio die bedrijfsabonnementen verkoopt aan werkgevers, of die samenwerkt met verzekeringsmaatschappijen of overheidsinstanties, kan er wel baat bij hebben.
Meer over hoe Elv8 betalingen in het algemeen verwerkt lees je in Betalingen met Mollie. Voor de volledige facturatie-setup ga je naar fitness-elv8.be of personaltraining-elv8.be.